Olga Smirnova: “Begin nu al met je voorbereidingen”

Verantwoordelijk voor het ESG-beleid (Environmental, Social, and Governance) van jouw organisatie? Of je nu al een ESG-strategie hebt en klaar bent voor rapportage, of de basisprincipes van ESG nog moet ontdekken: de ESG Finance Day van Markus Verbeek Praehep helpt je op weg. Olga Smirnova, verantwoordelijk voor de duurzaamheidsrapportage bij Heineken, is een van de sprekers deze dag. Zij vertelt meer over de werkwijze bij Heineken en helpt je jouw organisatie praktisch voor te bereiden op ESG-rapportage.

De afkorting ESG vat de drie belangrijkste factoren van duurzaamheid samen: milieu, mens en behoorlijk bestuur. Thema’s die al enige jaren op de agenda staan bij bedrijven, investeerders, overheid en de consument. Maar nu de Europese Unie recent de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) heeft aangenomen, worden bedrijven vanaf 2024 ook daadwerkelijk verplicht om te rapporteren over hun duurzaamheidsactiviteiten.

Voorbereiding
“De CSRD komt voort uit de Green Deal van de Europese Unie: de plannen om in 2050 een klimaatneutraal Europa te hebben”, legt Smirnova uit. De wetten gaan vanaf volgend jaar gelden voor bedrijven die nu onder de Non-Financial Reporting Directive (NFRD) vallen. Voor grote bedrijven die daar nu nog niet onder vallen, gaan de regels per 2025 in. Mkb-bedrijven krijgen nog een jaar langer de tijd. En er is een kans dat de regels voor kleine mkb’ers nog versoepeld worden. “Voor ieder bedrijf geldt echter dat ze nu al moeten beginnen met voorbereidingen”, benadrukt Smirnova. “Je moet een strategie bepalen, een systeem bouwen en mensen aannemen. Dat vergt behoorlijk wat tijd.”

Schaars
Nieuwelingen adviseert ze eerst bekend te raken met de inhoudelijke eisen van de CSRD. “Het zijn in totaal twaalf standaarden die gaan over alle elementen van klimaat, mens en behoorlijk bestuur. Daarna moet een team worden gevormd dat zich gaat bezighouden met ESG-beleid en rapportage. Personeel is schaars, dus begin met het samenstellen van een team binnen je bedrijf, of huur tijdig externe specialisten in.” Ook is een limited assurance verplicht, oftewel een externe accountantscontrole. Daarna kun je beginnen met je strategie. “Bepaal welke onderwerpen je het meest relevant vindt, en evalueer de risico’s op het vlak van financiën, milieu, mens en je bedrijf (ook wel het dubbele-materialiteitsprincipe genoemd). In je rapportage zul je je moeten verantwoorden over zaken als CO2-uitstoot, biodiversiteit, genderbalans en mensenrechtenschendingen. Elk onderwerp verdient een grondige discussie.”

Heineken
Op de Finance Day zal Smirnova meer vertellen over Heineken, waar zij al jaren werkt aan duurzaamheid. De verantwoordelijkheid voor rapportage lag voorheen bij de afdeling Duurzaamheid en verschuift nu naar Financiën. “Maar uiteindelijk doen we het samen. Bij Heineken hebben we op iedere afdeling verantwoordelijken aangewezen. Zij leveren specialistische input voor de rapportage, op een manier die het normale werkproces van de afdeling zo min mogelijk ontregelt. Productie, HR, Juridische Zaken, Marketing; overal is een taskforce actief” De vereisten van ESG-rapportage zijn zo breed, dat kun je niet alleen, aldus Smirnova. “Gebruik daarom de kennis en menskracht van je gehele bedrijf. Er komt een tsunami aan regels op je af, maar met deze aanpak houd je het beheersbaar.”

Andere mindset
Vereist een duurzaamheidsrapportage niet compleet andere kennis en vaardigheden dan een financiële rapportage? Dat valt mee, vindt Smirnova. “De regels van de financiële wereld staan in principe vast, terwijl die van duurzaamheid voortdurend in ontwikkeling zijn. Dat is een groot verschil en vereist een andere mindset. Maar de regels van controle, transparantie en volledigheid gelden hier net zo goed. Als financials zijn we gewend om taken op te delen in kleinere stukken en logisch na te denken. Die skills zijn net zo goed toepasbaar op een duurzaamheidsrapportage.”

Toekomst
Nu is de CSRD nog een berg regels waaraan je verplicht moet voldoen, maar in de toekomst zal het zijn vruchten afwerpen, voorspelt Smirnova. En niet alleen vanwege potentiële beleggers en investeerders. “De eerste jaren kost dit je geld, tijd en middelen, maar op den duur zorgt het voor een gelijker speelveld voor bedrijven. We gaan allemaal dezelfde definities en meetwijzen voor duurzaamheid hanteren, wat zorgt voor transparantie. Uiteindelijk zullen de inspanningen die we met z’n allen leveren voor mens en klimaat als gevolg van deze regels veel effectiever zijn.”